La trésorerie est un élément essentiel pour la réussite de votre entreprise.
Cela est d’autant plus vrai si vous dirigez une entreprise dans le secteur du BTP. Votre capacité à acheter des outils et des fournitures, à payer votre personnel et à faire rouler vos véhicules dépend des fonds disponibles en banque.

Chez Tradify, nous constatons que les problèmes de trésorerie se reflètent dans les données des clients concernant le nombre de travaux réalisés par rapport au nombre de factures marquées comme payées.
Pour les petites entreprises, le flux de trésorerie est vraiment important, car souvent, le ou les propriétaires ne disposent que d’un capital minimal sur lequel compter en cas de difficultés.

Les problèmes de trésoreries peuvent vous empêcher de :

• Payer le personnel
• Fournir certains services
• Commander des matériaux
• S’engager dans des travaux futurs
• Investir dans la R&D ou le marketing

C’est pour ces différentes raisons que ce n’est pas négligeable.

1. Quelle est la différence entre le flux de trésorerie et le bénéfice ?

Le flux de trésorerie est la mesure de toutes les entrées et sorties d’argent d’une entreprise. Le bénéfice (également appelé revenu) est le montant d’argent restant dans une entreprise après le paiement de toutes les dépenses. Ces deux chiffres sont importants pour la santé et le succès d’une entreprise, mais ils sont propres à vos objectifs personnels.

En général, le flux de trésorerie est plus important pour le fonctionnement quotidien d’une entreprise. Un bon flux de trésorerie signifie que vous pouvez continuer à payer vos factures. Le bénéfice, quant à lui, est une mesure plus large du succès. Si votre bénéfice annuel continue d’augmenter chaque année, c’est un bon signe que vous dirigez une entreprise prospère.

Si les entrées d’argent dans votre entreprise sont supérieures aux sorties, vous disposez d’un flux de trésorerie positif — suffisant pour payer toutes vos factures. Si votre flux de trésorerie est négatif, vous finirez par être à découvert et devrez trouver de l’argent supplémentaire pour couvrir la différence.

2. Quelles sont les tendances en matière de flux de trésorerie dans le secteur du BTP ?

Xero Small Business Insights a analysé les données de dizaines de milliers de petites entreprises, et a noté des tendances intéressantes dans le secteur de la construction, et dans le secteur plus large des petites entreprises.
Tout au long de l’année, les flux de trésorerie et la rentabilité fluctuent selon les saisons. Dans le secteur de la construction, en particulier, on observe quelques tendances intéressantes. L’une d’entre elles est une forte baisse du flux de trésorerie en janvier, qui ne se rétablit qu’en mars.

Ce creux de janvier est intéressant, car il coïncide avec un pic important en décembre, qui est toujours le meilleur mois de l’année pour le paiement des entreprises de construction.

Pourquoi les artisans sont-ils si bien payés en décembre, mais ont-ils des difficultés en janvier ?

À première vue, cela est probablement lié à la fermeture et aux vacances de Noël et du Nouvel An. Dans un secteur à forte intensité de main-d’œuvre, si vous ne travaillez pas, vous n’êtes pas payé. Étant donné que de nombreux artisans prennent leurs propres vacances en décembre/janvier et que tous leurs clients sont également en vacances, le travail se tarit après Noël. La surabondance de travail en décembre peut s’expliquer par le fait que les clients veulent que leur travail soit fait avant les vacances de Noël et qu’ils sont prêts à payer pour ce privilège, d’autant plus que le boom du secteur met les ressources à rude épreuve.

3. Le défi de la trésorerie

Suivre son flux de trésorerie et apprendre à le prévoir est essentiel. Même en période de prospérité, il peut être difficile de trouver un équilibre entre les clients qui paient leurs factures et les fournisseurs. Il est encore plus important d’avoir une image claire de votre trésorerie dans les périodes plus difficiles.

Le flux de trésorerie est comme une image du compte bancaire de votre entreprise au fil du temps. Si votre trésorerie est positive, vous avez plus d’argent en entrée qu’en sortie, et vous avez assez d’argent pour payer toutes vos factures, votre équipe et vous-même. Si c’est l’inverse — vous avez plus d’argent qui sort que d’argent qui entre -, votre compte bancaire finira par être à découvert et vous devrez trouver de l’argent supplémentaire pour couvrir la différence.

En tant qu’entreprise du BTP, il est toujours important que vous sachiez exactement combien d’argent vous entrez et combien d’argent vous sortez de votre entreprise. C’est encore plus important en période difficile, lorsque vous êtes confronté à une baisse de revenus, même si (espérons-le) ce n’est que pour une courte période.

4. Comment améliorer votre trésorerie ?

Être payé à temps est un obstacle majeur pour toutes les entreprises commerciales. De plus en plus d’artisans utilisent des fonctions telles que les rappels de paiement et l’acceptation d’acomptes à l’avance afin d’atténuer les dommages causés par les retards de paiement sur la trésorerie.
Certains artisans intègrent également les paiements Stripe et PayPal dans leurs factures. Xero souligne que les factures payées via Stripe ou PayPal sont payées 10 jours plus vite que les autres factures.

Les choses s’améliorent pour les artisans qui s’inquiètent de leur trésorerie, mais la clé de la gestion de votre rentabilité est la capacité à la mesurer. Les petites entreprises sont toujours sensibles aux changements du marché et aux variations saisonnières. Elles peuvent avoir des conséquences désastreuses sur la trésorerie si vous n’êtes pas préparé. Un logiciel comme Tradify vous permet d’obtenir une visibilité sur votre flux de trésorerie afin que vous puissiez gérer efficacement votre entreprise.

Les clients qui paient lentement et tardivement sont l’un des plus gros maux de tête des artisans, car les retards de paiement ont un impact direct sur votre trésorerie. Voici deux façons d’inciter les clients à vous payer plus rapidement :

1. Facturez rapidement

N’attendez pas trop longtemps après l’achèvement du travail avant d’envoyer les factures à vos clients et veillez à envoyer vos factures par courrier électronique et non par courrier postal. Pour les travaux plus importants, il est courant de demander un acompte et vous pouvez également envisager des paiements échelonnés afin d’obtenir des fonds plus rapidement pour les travaux plus importants ou plus longs.

2. Faites en sorte que vos clients puissent vous payer facilement

Les clients sont plus susceptibles de payer rapidement si vous leur facilitez la tâche. Assurez-vous que vos factures soient claires, faciles à comprendre et à payer. Proposez des options de paiement sur la facture, comme un clic pour payer par carte de crédit ou par dépôt direct. En réduisant le délai de paiement de vos factures par vos clients, vous pouvez rapidement augmenter votre chiffre d’affaires. 

5. Prévision de votre flux de trésorerie

La première étape pour comprendre et améliorer vos flux de trésorerie est d’apprendre à les prévoir. Pour commencer, vous devez comprendre la situation actuelle de votre trésorerie. Nous le savons, ce n’est probablement pas très beau à voir en ce moment.
Mais vous devez savoir où vous en êtes avant de pouvoir mettre en place un plan pour l’améliorer.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un modèle de prévisionnel de trésorerie que vous pouvez télécharger et remplir vous-même.

Notre modèle de prévisionnel des flux de trésorerie vous aidera :

• Comprendre vos flux de trésorerie — Obtenez une image claire des entrées et sorties d’argent de votre entreprise. Prévoyez ce que cela donnera à l’avenir.
• Calculer les chiffres — Le modèle de prévision de trésorerie calcule automatiquement votre trésorerie sur une base mensuelle (et totale) pour la période de prévision.
• Répondez aux questions « et si » — Une prévision de trésorerie fait bien plus que vous aider à faire des prédictions. Utilisez-la pour estimer l’impact d’une augmentation des coûts ou d’une diminution des revenus, et comme base pour vos décisions financières. Par exemple, vous pouvez déterminer ce qui se passerait si votre revenu diminuait de x % pendant 3 mois.
• Améliorer les flux de trésorerie — Avec une vision claire de vos dépenses et de vos revenus, vous serez en mesure d’identifier les possibilités de réduire ou de retarder les dépenses et d’évaluer l’impact de ces changements.

Une prévision précise des flux de trésorerie vous aidera à prendre de meilleures décisions pour l’avenir. Si vous savez quand votre entreprise connaîtra une période creuse, vous serez en mesure de la planifier. De même, en sachant quand vous aurez une période de forte trésorerie, vous pourrez décider de vous développer ou d’ajouter du personnel.

Prévoir 12 mois de flux de trésorerie

L’objectif du modèle de prévision de trésorerie est de vous aider à prévoir vos flux de trésorerie sur une base mensuelle ou annuelle. Il peut sembler un peu intimidant au début, c’est pourquoi ce guide est conçu pour vous aider à vous familiariser avec lui.

Essayez d’être aussi précis que possible avec vos chiffres. Cela vaut la peine d’y consacrer du temps et de la réflexion, car ce sont ces prévisions que vous montrerez à votre banque ou à d’autres investisseurs.

Par exemple :

Si vous estimez que votre flux de trésorerie pour un mois est de 50 000 €, réfléchissez à la faisabilité réelle de ce chiffre. Il n’y a qu’un nombre limité d’heures dans une journée et vous ne pourrez réaliser qu’un certain nombre de travaux avec un certain nombre de clients.

N’oubliez pas que même si vous facturez 50 000 € de ventes en un mois, vous ne pouvez pas garantir que le montant total sera payé à temps. Selon Xero, environ 50 % des factures des petites entreprises sont payées en retard.

Pour vos prévisions de trésorerie, il peut être judicieux d’estimer quelque chose comme :

• 80 % des factures sont payées le mois de la facturation.

• 10 % sont payées un mois plus tard.
• 10 % sont payées deux mois plus tard.

Que fait le modèle de prévision de trésorerie ?

Le modèle de prévision de trésorerie enregistre les entrées et sorties d’argent de votre entreprise. Tous les chiffres que vous utilisez doivent inclure la TVA.

Saisissez les informations suivantes dans le modèle :

• Recettes — vos ventes et toute autre rentrée d’argent, pour chaque mois que vous prévoyez.
• Coûts directs — il s’agit des matériaux, des stocks, des équipements, etc.
• Les frais généraux — ce sont vos dépenses mensuelles, comme les salaires, le loyer, l’électricité et le téléphone.
• Le solde bancaire d’ouverture — le montant des liquidités dont vous disposez au départ.

Une fois cette étape franchie, le modèle calcule automatiquement les éléments suivants sur une base mensuelle et totale pour la période de prévision :

• Total des recettes — entrées d’argent
• Le total des paiements en espèces — les sorties d’espèces
• Flux de trésorerie net — la différence entre les entrées et les sorties d’argent sur une période donnée
• Solde bancaire de clôture — le montant des liquidités dont vous disposez à la fin du mois

6. 7 étapes simples pour utiliser le modèle de prévision des flux de trésorerie

Notre modèle de prévision de trésorerie est conçu en Excel et se compose de 7 étapes :

Étape 1 : Entrez le nom de votre entreprise en haut de la page (cellule C16).
Étape 2 : Sélectionnez un mois de départ dans la liste déroulante (cellule C19)
Étape 3 : Saisissez les chiffres de vos ventes et autres rentrées d’argent pour chaque mois que vous prévoyez. N’oubliez pas que toutes vos factures ne seront probablement pas payées le même mois.
Étape 4 : Entrez vos coûts directs et vos frais généraux pour chaque mois que vous prévoyez.
Étape 5 : Saisissez votre solde bancaire d’ouverture (cellule D56).
Étape 6 : Utilisez les calculs pour analyser votre flux de trésorerie.
Étape 7 : Imprimez votre prévision de trésorerie complétée et utilisez-la pour suivre vos flux de trésorerie.

Conseil : si vous ne disposez pas de chiffres détaillés pour certaines de ces catégories pour les prochains mois, utilisez les chiffres réels du mois dernier comme point de départ.
Mettez ensuite à jour vos prévisions au fur et à mesure que vous obtenez des informations plus précises sur les travaux prévus.

7. Élaborez un plan d’action sur la base de vos prévisions de trésorerie

Une fois que vous avez une vision claire de votre trésorerie actuelle et de vos prévisions de trésorerie pour les prochains mois, vous pouvez passer à l’action.

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous réfléchissez à la manière dont vous pourriez avoir un impact positif sur le flux de trésorerie de votre entreprise commerciale.

• Réduire les dépenses : Examinez de près vos dépenses — tant vos dépenses variables que vos frais généraux. Passez en revue chaque dépense et frais généraux. Y a-t-il des dépenses que vous pouvez réduire, même si ce n’est que pour une courte période ? Si vous vous adressez aux fournisseurs, vous constaterez que beaucoup d’entre eux sont prêts à vous donner un peu de mou, s’ils le peuvent.
• Augmenter les tarifs : Pouvez-vous augmenter vos tarifs ? Si vous fournissez un service haut de gamme, facturez-vous de manière appropriée ?
• Émettre toutes les factures : Avez-vous facturé tous les travaux que vous avez effectués ? Si ce n’est pas le cas, envoyez ces factures dès maintenant. N’oubliez pas que plus vous envoyez une facture rapidement, plus vous avez de chances qu’elle soit payée.
• Clients : pouvez-vous contacter vos clients dès maintenant pour obtenir l’engagement d’effectuer les travaux re programmés dès que vous serez en mesure de le faire légalement et en toute sécurité ? Au minimum, faites ce que vous pouvez pour rester en contact avec vos clients — faites-leur savoir que vous faites une courte pause, mais que vous serez bientôt prêt à les servir à nouveau.
• Facturation : Dès que les choses reprennent, pensez à utiliser la facturation au fur et à mesure, en facturant une partie du travail à l’avance ou à mi-parcours — n’attendez pas d’avoir terminé le travail pour facturer quoi que ce soit. Cela peut faire une grande différence pour votre trésorerie, surtout pour les gros travaux.
• Marketing : Vous vouliez mettre au point votre site Web ou votre page Facebook ? Faites-le maintenant !
• Avis des clients : Vous n’avez pas demandé d’avis à vos clients ? Faites-le maintenant, tant que vous en avez le temps.
• Améliorations commerciales : Utilisez un logiciel de gestion des emplois comme Tradify pour rationaliser l’administration de votre entreprise.

8. Comment augmenter la rentabilité de votre entreprise commerciale ?

Pour prendre au sérieux la croissance de votre entreprise, vous devez d’abord comprendre comment elle se comporte. Les prévisions de trésorerie vous y aideront. Une fois que vous savez comment vous vous en sortez, vous pouvez élaborer un plan pour faire mieux. L’augmentation de la rentabilité commence par la réduction des coûts. 

Le processus en trois étapes est le suivant :

• Comprendre vos coûts
• Concevoir un plan (qui inclut la réduction des coûts)
• Exécuter le plan (en commençant par la réduction des coûts)

9. Comprendre les coûts

Si vous avez utilisé un logiciel de comptabilité et un système de suivi de chantier comme Tradify, cela devrait être assez facile. Sinon, prenez rendez-vous avec votre comptable ou votre expert-comptable. Tous les coûts liés à la réalisation de ce travail seront récupérés sous forme d’économies, alors ne laissez pas cela être une excuse. Ce processus va très probablement vous montrer que vos principaux coûts sont liés aux fournisseurs, à la main-d’œuvre et aux frais généraux.

Coûts des fournisseurs

Pour la plupart des entrepreneurs, votre capacité à obtenir un taux de référence du marché auprès de vos principaux fournisseurs peut être limitée. La meilleure façon d’examiner les coûts des fournisseurs est de considérer à la fois les intrants et les extrants.

Pour les intrants, vous devez comparer les coûts des fournisseurs parmi une petite sélection de fournisseurs au moins une fois par an. Pour ce faire, il vous suffit de créer un petit « panier » d’articles clés et de vérifier auprès d’une sélection de fournisseurs ce que coûterait ce panier de marchandises en fonction d’un volume de commande probable (sur la base des trois derniers mois de travail). Cela vous permettra de savoir rapidement si vous bénéficiez ou non du meilleur tarif disponible.

Pour les sorties, il vous suffit de vérifier vos marges ou vos majorations. Assurez-vous que vous appliquez une majoration appropriée à tous les matériaux utilisés sur un travail. Vous devez également vous assurer que vous suivez avec précision le temps et les matériaux utilisés via un système de gestion des travaux afin de pouvoir récupérer ces coûts. L’approche la plus simple en matière de marges est d’être super transparent et de faire savoir à tous vos clients que vous facturez une marge de 10 % à 15 % sur tous les matériaux pour couvrir les coûts de crédit, de livraison et de garantie.

Coûts de la main-d’œuvre

Pour réduire les coûts de main-d’œuvre, il faut soit réduire la masse salariale, soit améliorer la productivité. Le meilleur point de départ est la productivité de la main-d’œuvre. Vous devez commencer à comparer la productivité et la rentabilité par employé. Regardez qui effectue le plus d’heures facturables par niveau de travail et examinez la marge par heure facturable. Cela vous montrera rapidement qui génère le plus de valeur et qui vous coûte le plus cher. Vous pourrez alors prendre des mesures en fonction des résultats.

Le prochain point à examiner est la productivité. Faites-vous tout ce que vous pouvez pour que chacun soit aussi productif que possible ? Commandez-vous les matériaux en ligne à l’avance pour gagner du temps ? Planifiez-vous et répartissez-vous les tâches bien à l’avance pour éviter les temps d’arrêt ou les erreurs sur le chantier ? Avez-vous mis en place des outils de productivité tels qu’un système de suivi des travaux ou des tablettes dans chaque fourgon ? 

Frais généraux

Les frais généraux représentent souvent la plus grande opportunité en termes de pourcentage, car ils augmentent considérablement lorsque les ventes baissent. L’endroit évident pour commencer par les frais généraux est les coûts récurrents. Un outil comme Xero permet de repérer rapidement ces postes.

Les plus faciles à aborder sont les frais d’assurance, de téléphone, d’Internet et de téléphonie mobile. Il suffit d’un appel rapide à la concurrence pour savoir si vous faites une bonne affaire. En matière d’assurance, assurez-vous d’être correctement couvert et ne vous contentez pas de prendre le tarif le plus bas. Avant de prendre une décision, assurez-vous qu’il n’y a pas de coûts cachés tels que des frais de configuration, d’installation ou de rupture de contrat. 

Une fois que vous avez passé en revue ces éléments, descendez dans la liste en vous concentrant sur les frais généraux récurrents les plus importants.

Un autre moyen rapide de gérer les frais généraux est de se concentrer sur la gestion et le suivi impitoyables de vos activités et de faire en sorte que chaque travail compte. En accordant une attention particulière aux activités et dépenses non facturables, vous éviterez rapidement de perdre de l’argent. 

10. Créer un plan de rentabilité

Comme la plupart des propriétaires d’entreprise, vous passez probablement la plupart de votre temps à faire tourner les rouages, à réserver des travaux, à les terminer, à facturer les clients et à payer les factures. Dans ces conditions, ne vous embarrassez pas d’une œuvre d’art de 20 pages, remplissez simplement notre modèle de plan d’affaires. Ce n’est pas seulement pour ceux qui démarrent — même les entreprises établies peuvent bénéficier de la mise en place d’un plan.

Le plan vous obligera à examiner certains des paramètres clés de votre entreprise afin que vous puissiez commencer à prendre des mesures destinées à améliorer vos performances. Pour réaliser le plan, vous devez connaître votre trésorerie, vos pertes et profits et vos ventes pour le dernier trimestre. Les performances commerciales comprennent des éléments tels que le nombre de prospects traités, le nombre de devis gagnés et perdus et le nombre de clients existants contactés.

Exécuter votre plan de rentabilité

Un plan ne sert à rien si vous n’en faites rien, il est donc temps de commencer à l’exécuter. Vous avez déjà identifié un certain nombre de postes de dépenses et d’activités de vente qui doivent faire l’objet d’une attention particulière au cours des prochains mois.

Une fois que vous avez terminé votre plan d’affaires, il est temps de le conserver dans un endroit où vous le verrez souvent. Mieux encore, partagez-le avec l’équipe, vos mentors ou conseillers, voire votre famille, pour être sûr que quelqu’un vous demande des comptes. En mettant votre plan dans la nature, vous le garderez à l’esprit alors que vous concentrez vos efforts sur l’augmentation des bénéfices.

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